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§顺序合理地组织工作（第1页）

§顺序合理地组织工作

纽约市中央火车站的咨询处大概是世界上最拥挤的地方之一了。每天，那里总是人潮拥挤，匆匆忙忙的旅客都争着询问自己想知道的问题，都希望能够立即获得答案。对于问询处的服务人员来说，工作的紧张与压力可想而知。疲于应对是他们的共同感受。可3号柜台后面的服务员却是个例外，他看起来并不紧张，这实在是令人不可思议。这位服务人员戴着眼镜，样子文弱，却要面对大量秩序混乱和缺乏耐心的旅客，让人很难想象在如此巨大的压力面前他还能镇定自若。

在他面前的旅客是一个衣着鲜艳的妇女，头上戴着一条头巾，已被汗水湿透，她的脸上充满了焦虑与不安。询问处的先生倾斜着半身，以便能倾听她的声音。“是的，你要问什么？”他把头抬高，集中精神，透过厚镜片看着这位妇人，“你要去哪里？”

这时，有位穿着入时，一手提着皮箱，头上戴着昂贵帽子的男子，试图插话进来。但是，这位服务人员却旁若无人，只是继续和这位妇人说话：“你要去哪里？”“三藩市。”“三藩市是吗？”他根本没有看行车时刻表，就说，“那班车将在10分钟之内，在第11号月台出车。你不用跑，时间还多得很。”“你说是11号月台吗？”“是的，太太。”“11号？”“是的，11号。”

女人转身离开，这位先生立刻将注意力移到下一位客人——戴帽子的那位先生身上。但是，没过多久，那位太太又回头来问一次月台号码。“你刚才说的是11号月台？”这一次，这位服务人员已经集中精神在下一位旅客的身上，不再管这位头上扎丝巾的太太了。

有人询问那位服务人员：“能否告诉我，你是如何做到并保持冷静的呢？”

那个人这样回答：“我根本没有和大众打交道，我只是单纯地在接待一位旅客。忙完了一位，才换下一位。在一整天之中，我每次只服务一位旅客。”

这位服务人员完全掌握了高效率的工作方法：一次只解决一件事。许多人在工作中把自己搞得疲惫不堪，而且效率低下，很重要的一个原因就在于他们凌乱无序的工作习惯。他们总试图让自己具有高效率，而结果却常常适得其反。

在从事一项工作的时候，不要因为受到干扰或者疲倦而放下正在做的工作，转身去做其他不相干的事情，因为如果此项工作还没有结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌上就要开始混乱了，随后，你的大脑也要开始混乱了。你一定要力求把你手头的工作做完以后再开始另外的工作，即使这项工作暂时遇到了阻碍，你也要尽力去做。

一项工作做完后，务必要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并分门别类地把它们放到合适的位置，然后你应该核对一下剩下的工作，接着去进行第二项工作。

秩序应是工作的第一定律。但实际果真如此吗？不见得。只要我们稍加留意就会发现，很多人的桌面总是堆满纸张，好几个星期都不曾理会它。一位纽奥良的报纸发行人的工作方式杂乱无章，他的秘书有一天为他清理桌面的时候，竟然发现了那台失踪两年的打字机。

当你的办公桌上乱七八糟地堆满了待复信件、报告和备忘录时，这足以导致慌乱、紧张和忧烦。更为严重的是，时常担心“万事待办，却无暇顾及”的人，不仅会感到紧张劳累，而且会引发高血压、心脏病和胃溃疡。

著名的精神病医师威廉·沙勒提起他的一位病人，他就是因为凌乱无序的工作习惯而差点导致精神崩溃，不过当这位病人改变了这一不良习惯后，他快速地康复了。

这位病人是波士顿一家大公司的客户经理，第一次去见沙勒医师的时候，整个人因充满了紧张、焦虑的情绪而闷闷不乐。他工作繁忙，并且知道自己状态不佳，却又不能停下来，他需要帮助。

“当这位病人向我陈述病况的时候，电话铃响了，”沙勒医师说道，“是医院打来的。我丝毫没有拖延，马上做了决定。只要能够的话，我一向速战速决，马上解决问题。挂上电话不久，电话铃又响了。又是紧急事件，颇费了我一番唇舌去解释。接着，有位同事进来询问我关于一位重病患者的种种事项。等我把一切忙完，我向这位病人道歉，让他久候了。但这位病人却精神愉悦，脸上流露出特殊的表情。”

“别道歉，医师，”这位病人说道，“在这10分钟里，我似乎已经明白了自己有哪些地方不对了。我要回去改变我的工作习惯……但是，在我临走之前，我可不可以看看你的抽屉？”

沙勒医师拉开桌子的抽屉，除了一些文具之外，并没有其他东西。

“告诉我，你的待处理事项都放在什么地方？”病人问。

“都处理了。”沙勒回答。

“那么，待复信件呢？”

“都回复了。”沙勒告诉他，“不积压信件是我的原则。我一收到信，便交代秘书处理。”

几个星期后，这位客户经理邀请沙勒医师到他的办公室参观。他改变了——当然桌子也变了，他打开抽屉，里面没有任何待办文件。

“几个星期以前，我有两间办公室，三张办公桌，”这位经理说道，“到处堆满了没有处理完毕的东西。跟你谈过之后，我回来清除掉了一货车的报告和旧文件。现在我只留下一张办公桌，东西一来便处理妥当，不会再有堆积如山的待办事件让我紧张烦恼。最奇怪的是，我已不药自愈，再不觉得身体有什么毛病啦！”

我们可以说，杂乱无章的工作方式是一种恶习：你在自己的办公桌上堆满了文件、资料，结果需要的东西找不着，不需要的东西一大堆，很多时间就白白浪费在查找丢失或一时找不着的东西上了。更糟的是，凌乱的东西会分散你的注意力，当你做着一件事时，眼睛不经意地扫过另一份文件，你马上又会想起，那份文件也在等着处理，于是你的注意力就被分散了。

如果你的办公桌上经常是文件、物品堆积如山，你就有必要花一点时间来整理一下了，在这个时候下功夫是很值得的。把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌的中央，其他的进行分类，分别放入档案袋中或是抽屉里，这样做的目的是要提醒你，你现在应该做的是最要紧的工作。因为你一次只能做一项工作，所以你要把所有的精力集中在这件工作上，不能让其他的工作影响你。

凌乱无序的工作习惯，会浪费你的时间和精力，然后直接影响到你的工作成绩。所以，我们必须顺序合理地组织工作，这样就可以轻松地结束每一天的工作，迎来明天新的开始。